Ordinære driftsopgaver

1. Bestyrelsesmøder
2. Skrivning og udsendelse af bestyrelsesmødereferater.
   1. Skriv referat
   2. Send til resterende bestyrelsesmedlemmer for at få godkendese
   3. Upload på hjemmeside under “begivenheden” for det enkelte bestyrelsesmøde.
   4. Udsend info til nyhedslisten (og evt. facebook), at et nyt referat er tilgængeligt.
3. Godkendelse af regninger og faktura. 2 fra bestyrelsen inkl. rekvirent skal godkende regninger skriftligt for den Controller der er beskikket til E/F fra Newsec
4. Kontakt til Gartner, Sneryder, og vicevært for at sørge for at kontrakterne overholdes.
5. Opdatering af information på hjemmesiden www. klokkeskovvej.dk
6. Arkivering af vigtige dokumenter på dropbox. Se forbindelses information: Klik her
7. Vaskemønter: Tømme vaskemønte beholdere. Aflevere mønter hos Rema, som sælger vores vaskemønter til beboerne. Indsætte vaskeindtælgter på konto i bank.
8. Tilskynde til overholdelse af vedtægter og husorden.
9. Behandling af henvendelser fra beboere af forskellig art via mail bestyrelse@klokkeskovvej.dk samt meddelelser via hjemmeside-formular.
   1. Formidling af kontakt til håndværkere eller andre fagfolk.
   2. Besvarelse af generelle spørsmål.
   3. Hjælpe ifm. brud på husorden eller vedtægter.

Andre opgaver

1. Arrangere Genereralforsamling hvert år (senest 31. maj).
   1. Udarbejde budget
   2. Udarbejde vedligeholdelsesplaner
   3. Stillelse af forslag
   4. Indsendelse af forslag til Datea så de kan udsendes med max en uges varsel.
   5. Reservation af lokale.
2. Vedligeholdelse og opdatering af vedtægter
3. Vedligeholdelse og opdatering af husorden
4. Tage fornødne skridt ifm. bygningernes tilstand og vedligehold.
   1. Vedligehold af Ventilationer. Mere information klik her.
5. Organisering af fælles arbejdsdage
6. Årlig runde: Bese fællesarealser primært terrasser, og giv ejerne information, om hvad de skal vedligeholdes, herunder terrasser og stakitter. Henvis til vedligeholdelsinfo. Rod og misligholdelse ift. renlighed kan også kommenteres.
7. Kommune relaterede opgaver, såsom at stille information til rådighed ved henvendelser eller efterkomme nye regler og regulativer, som fx. påbud om tilvejebringelse af specielle affaldsløsninger.
8. Stå til rådighed for spørgsmål vedr. salg af lejligheder fra ejendomsmæglere, advokater og potentielle købere.
9. Vedligehold af hjemmeside www.klokkeskovvej.dk
   1. Opdater wordpress moduler som anbefalet (for at minimere sikkerhedsricici)
   2. Holde information opdateret og korrekt.
   3. Tage backups jf. fortrolig manual (sendt til bestyrelse 2020-06-06)
10. Kasserer lignende opgaver
    1. Opdatere likviditetsregnskab på baggrund af kvartårlige regnskabsrapporter og forespurgte likviditetsrapporter (som bekræftelse på vi har bogført poster rigtigt og likviditet er som forventet)
    2. Reviewe udkast til årsregnskab til GF, og sørge for det er let forståeligt og klart.
    3. Reviewe budget til GF, så det er let forståeligt og klart.

Specielle formandsrelaterede opgaver

1. Sørge for at intet “falder mellem stolene” og alle sager og henvendelser bliver håndteret.
2. Indkaldelse til bestyrelsesmøder.
3. Primær kontakt til EjendomsAdministrationsselskab
   1. Speciel fokus ifm. GF så de bliver klar i tide med første udkast til regnskab
4. Forberedelse til Generalforsamling
   1. Facilitere alle ting der skal forberedes ifm. GF.
   2. Bestyrelsens beretning
5. Ansvar for at “Bestyrelsens side, og undersider” holdes opdateret, specielt.
   1. Oversigt over restancer
   2. Oversigt over bestyrelsesmedlemmre og perioder og aflønning.
6. Sørge for der bliver udbetalt honorarer i hvert 1. år i en periode, og løn i 2. år i en periode, såfremt betingelser herfor opfyldes.
7. Sørge for at fordele ansvar ud til bestyrelsesmedlemmerne.

Eksempler på ekstraordinære opgaver

1. Håndtering af skader, herunder vandskader.
2. Prioriteret opgaveliste: Klik her
3. Vigtige opgaver set fra ex-formandens side er listet nederst på ovennævnte side.

Bestyrelsesmedlemmet, kompetencer og aflønning

Læs mere. Klik her

Inventar

Se inventarlisten: Klik her

Vigtige dokumenter

Se liste med vigtige dokumenter: Klik her

Restancer til E/F

Se liste over medemmer der er i restance (password kræves): Klik her

Større sager og disses statusopdateringer

Større sager: Klik her